Nel progettare un allestimento di stand fieristici, in primis occorre considerare che lo stand è per l’azienda un punto di comunicazione e incontro, il suo campo base per tutta la durata della fiera. Dovrà quindi essere efficace nel rappresentare l’azienda stessa.
Che sia uno stand di grandi dimensioni o una stanza, certamente mettersi nelle mani di un’azienda che si occupi della progettazione fino all’allestimento, può evitare brutte sorprese. Infatti, dai costi inerenti alla progettazione, ai materiali, fino all’allestimento, arredi e trasporto, tutto rientrerà nella cifra pattuita già in partenza.
Primo passo: stabilire gli obiettivi
Nell’allestimento di stand fieristici occorre iniziare dalla progettazione, dove si comunicheranno tutte le informazioni necessarie all’azienda che allestirà lo stand.
Bisognerà stabilire gli obiettivi prefissati: cosa si vuole esporre, chi è il proprio pubblico e che messaggio si vuole dare. In tal senso, tutto ciò che ci si prefiggerà dovrà considerare le strategie di marketing e comunicazione da voler adottare.
Aspetto più che basilare è il budget che si ha a disposizione per la partecipazione alla fiera, compreso l’apporto dell’azienda che si occuperà del progetto dello stand. È bene ricordare che tendenzialmente il prezzo dello stand fieristico – e cioè comprensivo dello spazio, realizzazione e allestimento – varia tra il 20% e il 30% del totale (in cui sono compresi i costi organizzativi, quelli per il personale, quelli per le varie iniziative, comprese quelle di comunicazione, etc.).
L'aspetto e l’allestimento di stand fieristici
Il progettista si potrà occupare di studiare a fondo la fiera: dove avrà luogo e quando, la tipologia della stessa, l’assetto dei competitor e i top player nelle edizioni precedenti, cosa si aspetta il pubblico.
Da considerare sono anche i vincoli e le possibilità offerte dai regolamenti, nonché l’ubicazione dello stand stesso. Stand aperto o chiuso? L’aspetto dello stand dipenderà dalla sua posizione all’interno del padiglione, fattore fondamentale per la progettazione.
La scelta di uno stand, aperto o chiuso che sia, dipende dalla strategia e dall’operatività. Infatti, se l’obiettivo è attirare più visitatori possibile dentro lo stand, l’isola aperta su quattro lati sarà la soluzione migliore. Altrimenti se, ad esempio, l’azienda vuole presentare una novità non ancora disponibile sul mercato, lo stand chiuso potrebbe essere un’opzione valutabile.
Pensando alla conformazione dell’allestimento di stand fieristici, ci si riferisce anche ad aree funzionali. Le principali sono l’area espositiva, la reception, l’area meeting, l’area food, ripostigli ed aree funzionali.
L’area espositiva è il cuore dello stand, dove sono esposti i prodotti; nella reception avviene l’accoglienza dei visitatori, mentre l’area meeting è la zona business vera e propria. L’area food è la zona bar destinata a clienti selezionati; infine, le aree funzionali e i ripostigli sono sempre utili come magazzini per prodotti e materiali di comunicazione.
Altri aspetti da considerare nell’allestimento di uno stand in fiera
La progettazione deve anche tenere conto del percorso di fruizione dei visitatori, che deve ben considerare le norme edilizie vigenti.
Inoltre, la scelta dell’illuminazione dello stand è di grande importanza, perché influirà molto sul risultato ultimo. Una volta messo a punto il progetto, seguirà la definizione dei materiali. Non c’è materiale che non possa essere usato anche all’interno di uno stand fieristico, anche se è meglio, eventualmente, prediligere soluzioni che imitino il materiale che si vuole andare a sponsorizzare.
