Milano è una città che offre numerose location per eventi, al punto da rendere perfino complicata la scelta viste la quantità e la varietà di opzioni a disposizione. Ciò è vero, tra l’altro, per le sale congressi a Milano, sempre molto richieste: un consiglio utile per avviare la selezione è quello di basarsi sul budget di partenza, per capire quanto si potrebbe spendere. Anzi, sarebbe meglio dire “investire”, perché quello compiuto per il noleggio di una sala congressi è un vero e proprio investimento che, se effettuato in modo oculato, può generare risultati concreti.
La valutazione del budget
Avere ben chiaro sin dal primo momento il range di spesa vuol dire anche sapere oltre quale limite non si potrà andare e risparmiare un bel po’ di tempo: si eviterà, infatti, di valutare strutture che in fin dei conti risulterebbero eccessivamente dispendiose, mentre ci si potrà concentrare su quelle location ritenute abbordabili e convenienti. Quello che conta è non ridursi all’ultimo minuto ma pianificare ogni dettaglio con un certo anticipo. Programmare con i giusti tempi è essenziale, anche per avere la certezza della disponibilità delle sale congressi Milano che si è intenzionati a prenotare.
Le dimensioni
Uno degli aspetti a cui occorre prestare attenzione è quello relativo alle dimensioni, non solo delle sale congressi Milano, ma anche delle eventuali strutture attigue. Nel caso in cui si prenda a noleggio una sala troppo grande, infatti, il pericolo che si corre per un’affluenza inferiore alle aspettative è quello di una sensazione di scarso affollamento. Insomma, l’evento potrebbe apparire un insuccesso, semplicemente perché l’ambiente è eccessivamente vasto. Ovviamente, non bisogna esagerare nemmeno dal punto di vista contrario, poiché una sala molto piccola può obbligare qualcuno a restare in piedi o, peggio ancora, addirittura a restare fuori. Il che sarebbe comunque un flop clamoroso, con ripercussioni negative facili da immaginare.
Come organizzare un incontro di lavoro
Per l’organizzazione di un meeting, di un incontro di lavoro, di una conferenza o di un congresso, la qualità e il livello di accoglienza che vengono garantiti dalla location che ospita l’evento contribuiscono ad amplificarne il successo o l’insuccesso. C’è bisogno, insomma, di un ambiente che risulti professionale ma al tempo stesso confortevole, tale da costituire un ottimo sostegno per la riuscita della kermesse. L’ubicazione geografica della struttura è una delle variabili da non sottovalutare, perché è importante che tutti i partecipanti siano in grado di raggiungerla con facilità, con mezzi privati o pubblici.
La collocazione geografica
Questo non vuol dire che debbano essere privilegiate unicamente le location che si trovano in centro città, anzi: ciò che conta è che esse, ovunque si trovino, siano vicine a parcheggi il più possibile ampi (ovviamente senza disco orario, meglio se gratuiti) e ben collegate con i treni, con la metropolitana o con gli autobus.
La gamma dei servizi disponibili
Infine, un ultimo parametro destinato a incidere sulla scelta della sala è la gamma di servizi di cui si può usufruire. Si pensi, per esempio, agli impianti di illuminazione, ai microfoni e agli schermi per la visualizzazione di foto e video. Non solo: alcuni gestori consentono di sfruttare anche le sale attigue a quella principale in modo da agevolare l’ingresso e l’uscita dei presenti o semplicemente per permettere a chi ha bisogno di un po’ di privacy (un relatore che deve fare una telefonata, alcuni presenti che devono colloquiare da soli, e così via) di non allontanarsi troppo per beneficiare della riservatezza necessaria. E nel novero dei servizi non ci si può certo dimenticare del buffet e del rinfresco, da affidare a un catering.
