1. Utilizza sistemi per monitorare le spese con la carta carburante
La gestione di un’attività comporta numerose spese ed è necessario tenere sotto controllo le entrate e le uscite dei soldi dell’azienda. Per farlo senza dover conservare ogni singola ricevuta o scontrino puoi utilizzare dei metodi di controllo di tutti i pagamenti effettuati dai dipendenti. Un esempio tra i modi per ridurre l’amministrazione aziendale sono le carte carburante di iCompario.com. Si tratta di carte ricaricabili che i dipendenti possono utilizzare per fare rifornimento con l’auto aziendale. Infatti, ogni spesa viene registrata sull’apposito account online, in modo che il sistema somma automaticamente i costi effettuati per la benzina o il diesel, e puoi renderti della loro quantità. Inoltre, le carte carburante ti consentono di avere accesso a prezzi fissi su benzina e diesel, andando così a risparmiare. In più, recuperi l’IVA, presentando la richiesta di rimborso.
2. Stabilisci delle priorità
Un’altra soluzione per ridurre l’amministrazione aziendale consiste nello stabilire delle priorità. Dunque, facendo una lista delle mansioni da svolgere in azienda, decidi quali hanno la precedenza su altre e quindi debbano essere eseguite prima di quelle meno importanti. In questo modo eviterai una gestione frettolosa del tutto, che potrebbe facilmente portare a pessimi risultati. Meglio proseguire con un compito alla volta, ma portarlo a termine correttamente.
3. Considera una gestione esterna per l’amministrazione
Spesso, soprattutto nel caso di grandi attività, non è possibile occuparsi di tutte le parti che compongono l’azienda, di conseguenza è opportuno farsi aiutare da una persona esperta. Quindi, considera tra i modi per ridurre l’amministrazione aziendale, l’affidamento di un settore a un esperto esterno. Infatti, questa scelta vantaggiosa non solo ti permetterà di avere tempo per concentrarti su altre attività di gestione dell’impresa, ma il sostegno di un personale qualificato per i compiti amministrativi ridurrà i tempi di esecuzione dei lavori, in quanto sa perfettamente come svolgere le mansioni della posizione.
4. Utilizza risorse digitali
Un altro aspetto importante per migliorare la gestione amministrativa della tua attività consiste nella digitalizzazione di alcuni componenti. Precisamente si tratta di:
- Inviare file relativi a preventivi, fatture, solleciti, ecc. in formato digitale. E’ molto più semplice e veloce che farlo manualmente, in quanto riduce i tempi di ricezione.
- Utilizzare documenti digitali. Infatti, in azienda ti ritroverai ogni giorno a gestire decine e decine di documenti. Conservarli in formato cartaceo all’interno di cartelle, non solo comporta un grande utilizzo di carta e l’occupazione di spazio, ma rischia di generare confusione nel tuo ufficio. Perciò potresti ritrovarti nella condizione di perdere tempo per la ricerca della documentazione. In formato digitale, organizzi e reperisci facilmente tutti i documenti utili: un ottimo modo per limitare l’amministrazione aziendale.
- Usufruire di software CRM per la gestione unica e completa dei tuoi dati, in modo che sarà facile e rapido reperirli quando vuoi.
Per riassumere dunque, il modo più efficace per concentrare le ore dedicate all'amministrazione aziendale è di mettere in atto tutti i consigli sopraelencati. Questo permetterà di ridurre tempo e denaro senza abbassare la qualità della gestione e quindi del risultato finale.
