Inoltre, i file digitali occupano molto meno spazio. Possono essere consultati istantaneamente da più dispositivi e utenti in contemporanea, consentendo di lavorare a distanza.
Passando alla digitalizzazione dei documenti, i singoli e le aziende possono snellire i flussi di lavoro, e migliorare l'efficienza complessiva. In questo articolo, esploreremo come digitalizzare un documento fisico grazie a una guida passo passo.
Che cos'è la digitalizzazione dei documenti?
Il processo per digitalizzare un documento comporta la scansione, l'acquisizione e l'archiviazione elettronica dello stesso. L'obiettivo finale della digitalizzazione è quello di migliorare la conservazione a lungo termine di documenti importanti.
La digitalizzazione rende i documenti scansionati facilmente ritrovabili e modificabili. Grazie a strumenti come PDF Guru, potrai facilmente modificare i tuoi documenti digitali online, oltre che convertirli in vari formati. Tra questi, il formato PDF si distingue per essere uno tra i più diffusi quando si tratta di documenti professionali.
Guida alla digitalizzazione dei documenti cartacei
La digitalizzazione dei documenti richiede molto di più di una semplice scansione delle pagine: si tratta di creare un flusso di lavoro sistematico, efficiente e sostenibile. Un processo di digitalizzazione mal eseguito può portare alla perdita di file o a scansioni di scarsa qualità, difficili da leggere o da utilizzare.
Ecco i passi da seguire per digitalizzare un documento.
Preparazione dei documenti: pulizia e organizzazione
Inizia classificando e raggruppando i documenti correlati, ad esempio per contratti o progetto. Dai quindi un ordine di priorità ai documenti, cominciando con la digitalizzazione dei documenti consultati più di frequente o con un livello di criticità più alto.
Ripulisci allora l’archivio, evitando la digitalizzazione dei documenti ridondanti o irrilevanti. Assicurati che i documenti siano scansionabili. Una pagina stropicciata, una firma con inchiostro sbiadito o un fascicolo pinzato possono creare intoppi nel processo di digitalizzazione.
Scansione: scanner e impostazioni
Una volta che i documenti saranno pronti per la scansione, scegli lo scanner e le impostazioni ottimali per garantire una leggibilità ottimale.
Scegli lo scanner che fa per te
Esistono vari metodi per digitalizzare documenti cartacei,a seconda delle tue esigenze:
- Scanner a piano fisso. Gli scanner a piano fisso sono i migliori per documenti fragili, o fotografie, quali documenti di una sola pagina o archivi storici.
- Scanner a carica verticale. Gli scanner a carica verticale sono ideali per le aziende che scansionano grandi quantità di documenti, in quanto possono gestire più pagine contemporaneamente.
- Applicazioni per smartphone e tablet. Le applicazioni mobili come Microsoft Lens o Note su iOS offrono un modo rapido e comodo per digitalizzare rapidamente ricevute e appunti che rischiano di andare persi altrimenti.
Risoluzione
Imposta la risoluzione a 300 DPI (Dots Per Inch) per documenti di testo standard, e risultati chiari e leggibili senza occupare troppo spazio in memoria. Seleziona invece 600 DPI o in su per documenti dettagliati, come documenti legali, stampe fini o immagini in cui la chiarezza è fondamentale.
Impostazioni colore
Adotta il bianco e nero per documenti di testo, al fine di ridurre le dimensioni del file. Opta per la scannerizzazione a colori, nel caso di documenti contenenti timbri, firme o immagini colorate importanti. Infine, quando si tratta di documenti antichi, utilizza la scala di grigi per mantenere le differenze di ombreggiatura.
Formati di file
Il formato PDF è perfetto per documenti di più pagine in cui prevale il testo, in quanto ne preserva la formattazione.
TIFF rappresenta il formato migliore per l'archiviazione di immagini ma risulterà in file di dimensioni elevate. I formati immagine JPEG e PNG offrono delle alternative valide, permettendoti di ottimizzare lo spazio di archiviazione.
Salvataggio e archiviazione: formati e organizzazione dei file
Una volta completata la scansione, il modo in cui salvi e organizzi i file determina la facilità con cui potrai recuperarli in seguito.
Rinomina i tuoi file
Non commettere l'errore di digitalizzare un documento e salvarlo file con un nome generico, come Scan001.pdf, che rende difficile ritrovarlo in seguito. Adotta invece un sistema di denominazione coerente e descrittivo: [Tipo di documento]_[Data]_[Descrizione]. Ad esempio: Fattura_2024-03-18_ClienteXYZ.pdf. Utilizza i trattini (_ oppure -) al posto degli spazi per evitare problemi di compatibilità tra sistemi operativi.
Organizza le tue cartelle
Organizza quindi i documenti in cartelle. Dona loro una chiara struttura per facilitare l’individuazione e la gestione dei file. Considera quindi questi metodi:
- Per categoria. Crea cartelle principali come Fatture, Contratti, Ricevute, Documenti personali, Progetti di lavoro, Cartelle cliniche.
- Per data. Organizza i documenti in ordine cronologico, ad esempio 2024 > marzo > ClienteXYZ.pdf.
- Per cliente o progetto. Questo metodo è specialmente utile per aziende e liberi professionisti che gestiscono più clienti.
Backup e sicurezza
Scegliere un sistema di backup a più livelli (archiviazione locale + cloud + disco rigido esterno) garantisce che i documenti in formato digitale siano sicuri, accessibili e recuperabili in caso di emergenza. Proteggi poi documenti sensibili con password o software di crittografia per impedire l'accesso non autorizzato.
Digitalizza i tuoi documenti oggi!
Il passaggio da documenti fisici a un sistema digitale ben organizzato può far risparmiare tempo, ridurre i costi e migliorare la produttività complessiva. Segui dunque l'approccio descritto in questa guida, per creare un flusso di lavoro fluido, senza carta.
In un mondo sempre più digitale, questa transizione è un investimento a prova di futuro. Che si tratti di digitalizzare alcuni documenti chiave o di intraprendere una trasformazione completa senza carta, inizia a digitalizzare oggi stesso!
Fonte: Freepik
