Per soddisfare questa necessità l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un software gratuito per la realizzazione, l’invio e la conservazione di questi importanti documenti.
Esistono però anche altri programmi a pagamento che rendono più facili determinati passaggi, soprattutto in relazione alla gestione della propria attività o azienda. La loro capacità è tale che per molti, oggi, tali strumenti sono diventati essenziali.
Questo perché non vi è solo una semplificazione dell’organizzazione, ma scegliere il miglior software di fatturazione elettronica permette di ottenere diversi vantaggi che rendono la burocrazia immediata, veloce e sicura da eventuali errori, oltre che offrire funzionalità avanzate come ad esempio la generazione di report.
In questo articolo parleremo in modo dettagliato di quando la fattura elettronica è obbligatoria, cos’è un software per la fatturazione e quali sono vantaggi che un programma evoluto porta al lavoro quotidiano di imprenditori e liberi professionisti.
Fattura elettronica: quando è obbligatoria
La fattura elettronica è un documento commerciale rilasciato in file XML che, ad eccezione di specifiche situazioni, incorpora le medesime informazioni presenti in una fattura tradizionale su carta, come importi, dati del mittente e del destinatario, descrizione dei servizi erogati, e così via.
Viene realizzata tramite appositi tool e deve essere inviata al SdI (Sistema di Interscambio) affinché possa arrivare al mittente ed essere conservata in modo regolare e conforme alla normativa.
Ad oggi, è obbligatoria nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, altre aziende (B2B) e i privati senza Partita IVA (B2C).
Fino a poco tempo fa i forfettari non erano dovuti a emetterla in formato elettronico, ma potevano ancora avvalersi solo della modalità cartacea. Il 1° luglio 2022 tale obbligo è stato invece esteso anche a coloro che avevano superato la soglia dei 25.000€ di ricavi o compensi nell'anno precedente.
Successivamente, dal 1° gennaio 2024, anche tutti gli altri contribuenti forfettari, indipendentemente dal loro reddito, sono stati coinvolti nella normativa. Questa novità, regolamentata dal decreto legge n.36/2022, ha eliminato le eccezioni precedenti, costringendo quindi tutti i forfettari ad adeguarsi.
Software per la fatturazione elettronica: cos’è e come funziona
Da quando è stato introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica, i software specializzati hanno avuto una grande rilevanza, tanto che l’Agenzia delle Entrate stessa ne ha messo uno proprio a disposizione di tutti.
Tuttavia, come accennato, online è possibile trovarne alcuni più performanti, con molti vantaggi a disposizione. Ma come funzionano esattamente? Iniziamo con il definire il concetto di software gestionale: si tratta di un'applicazione informatica progettata per automatizzare e gestire i processi aziendali in modo efficiente.
Questi programmi possono variare dalla gestione dei pagamenti agli acquisti, dalle vendite agli ordini, fino a includere funzionalità avanzate l’invio di solleciti automatici e il collegamento con il commercialista.
Per quanto riguarda la fatturazione elettronica, prima dell’obbligo ogni tool produceva fatture con un proprio formato e le inviava ai destinatari attraverso canali diversi, come email o posta. Tuttavia, oggi è stato necessario adeguarli agli standard imposti dall'Agenzia delle Entrate.
Tali programmi consentono quindi di generare, firmare digitalmente e inviare le fatture al Sistema di Interscambio (SdI), che si occupa di verificarne la correttezza e recapitarle ai destinatari.
Permettono di automatizzare le operazioni di compilazione, l'apposizione automatica della firma digitale e la ricezione delle fatture passive. Inoltre, offrono uno spazio di conservazione digitale delle fatture, semplificando la gestione documentale e garantendo la conformità alle normative vigenti.
Hanno inoltre una vasta gamma di funzionalità aggiuntive: possono ad esempio gestire incassi e pagamenti, creare preventivi e rapporti d'intervento, registrare gli acquisti e fornire report sull'andamento dell'azienda in tempo reale.
Inoltre, molti di essi offrono integrazioni con altri software aziendali, come piattaforme e-commerce o CRM, facilitando lo scambio di dati e ottimizzando i processi dell’impresa, riducendo di conseguenza il rischio di errori dovuti all’inserimento manuale.
I vantaggi nell’usare un software per la fatturazione elettronica
Da quanto detto fino ad ora appare evidente quali siano i vantaggi significativi nell’usare un software specializzato nella fatturazione elettronica. Prima di tutto, questo offre la possibilità di inviare tali documenti in modo automatico, veloce e semplice.
Ciò non solo semplifica il processo di emissione, ma riduce anche il rischio di errori umani. Inoltre, grazie ai controlli automatici effettuati dai programmi, è possibile accorgersi immediatamente di alcuni errori comuni, correggendo la fattura prima dell’invio al Sistema di Interscambio (SdI) ed evitando perciò di vedersi scartata la fattura.
Un altro vantaggio importante è poi la visibilità completa dello stato delle fatture e dei pagamenti dovuti. Questo consente alle aziende di tenere sotto controllo l'andamento delle proprie attività.
Inoltre, l'accesso alle funzionalità del software non è limitato da vincoli di spazio, tempo o dispositivo: spesso è infatti possibile utilizzarlo su computer, smartphone o tablet, sia con sistemi operativi Windows, Mac, iOS o Android.
Infine, i programmi dedicati offrono un sistema di archiviazione delle fatture conforme alle normative vigenti e che consente di conservare in modo accessibile tutte le fatture emesse e ricevute, semplificando anche il recupero delle informazioni a distanza di tempo.
