Il Certificato del Rina infatti, garantisce che tutte le attività svolte per l'erogazione dei servizi sono realizzate in condizioni pianificate, controllate ed efficienti, secondo i requisiti stabiliti dai cittadini ed in conformità alle norme di riferimento del Sistema di Gestione della Qualità e sono state verificate in sede di audit.
L'attenzione al servizio erogato e alla soddisfazione degli utenti infatti, sono da sempre i principi cardine su cui è imperniato, in modo sempre più attivo, il Comune della Spezia al fine di avviare via via tutti i settori ad una gestione "di qualità" per rispondere alle esigenze di standardizzazione e costante miglioramento nella gestione dei processi, al fine di rendere all'utenza un servizio sempre più efficiente e rispondente sia alle norme, sia alle diverse esigenze rappresentate.
Si sottolinea poi che un Sistema di Gestione della Qualità è oggetto di continua implementazione e aggiornamento e viene monitorato annualmente da soggetti esterni qualificati (società di certificazione della qualità): presso di noi, stanno seguendo tale strada non soltanto i settori certificati con notevole successo, ma anche l'intero Comune (e in particolare i Servizi Educativi che devono accreditarsi presso la Regione) che a partire da quest anno si sottoporrà periodicamente anche ad audit interni sperimentali, esami dell'Alta direzione, monitoraggi costanti da parte del Controllo di gestione - Ufficio Qualità, nonché alla valutazione dei propri utenti, attraverso: specifiche indagini di customer satisfaction, rilevazioni informatizzate del Sistema Segnalazioni e Reclami centralizzato, standardizzazione della gestione e del monitoraggio delle Carte dei Servizi e avvio di procedure gestionali standardizzate di erogazione del servizio.
Al riguardo, il Rina ritiene che le modalità di procedere dell'Ente siano adeguate e il sistema di gestione della Qualità di URP, SUI e Ufficio Qualità, ben applicato; in particolare le persone intervistate hanno dimostrato un alto grado di competenza e conoscenza dei processi nei quali sono coinvolti e una buona consapevolezza delle regole del sistema di gestione.
Durante l'Audit sono stati verificati i seguenti processi aziendali definiti dall'organizzazione per URP, SUI e Ufficio Qualità e riportati sul Piano di Audit: qualità, personale, erogazione del servizio, direzione, approvvigionamento.
Riguardo all'ambito della Qualità, il processo di Gestione della Qualità è molto ben strutturato. Gli indicatori sul processo sono adeguatamente monitorati e tenuti sotto controllo. Il Piano di Audit per il 2012 – 2013 risulta definito. Gli audit interni hanno rilevato alcune osservazioni per le quali sono stati tratti spunti di miglioramento adeguatamente gestiti. Gli obiettivi annuali 2012 stabiliti dalla Direzione sono monitorati da ciascun servizio certificato anche attraverso l'utilizzo di indicatori di processo.
Il processo del Personale risulta ben gestito. Il programma di formazione 2012 è stato redatto ed è in fase di attuazione. La motivazione e la consapevolezza del personale è valutata periodicamente, per le varie funzioni aziendali sono state stabilite adeguate competenze. Il Processo di Approvvigionamento risulta gestito in modo corretto, l'elenco dei fornitori qualificati risulta predisposto per ogni servizio, gli ordini sono correttamente formalizzati.
I Processi di Erogazione del Servizi sono tutti definiti mediante specifiche procedure e sono tenuti sotto controllo ottimamente attraverso idonee registrazioni. Il personale intervistato ha dimostrato competenza tecnica, conoscenza delle leggi e regolamenti applicabili e spiccata partecipazione alle dinamiche di Sistema. Per ogni procedura è stata verificata l'applicazione al relativo processo.
Gli audit interni sono stati efficaci ed effettuati da personale esterno adeguatamente formato, secondo un piano prestabilito su tutti i processi aziendali ed hanno evidenziato un'ottima applicazione del sistema qualità. Le osservazioni formulate, sono state discusse con i responsabili dei processi, i quali hanno già predisposto e in parte messo in atto, delle azioni preventive ritenute adeguate. Il Riesame del Sistema Gestione Qualità da parte della Direzione, evidenzia l'analisi di tutti gli aspetti del Sistema.
In conclusione, confrontandolo con i risultati delle precedenti valutazioni del Rina, il report ufficiale attesta che l'applicazione del Sistema di Gestione della Qualità risulta in continuo miglioramento.
