Ogni azienda, arrivata a fine anno, ha il dovere di far quadrare i conti. Tra questi, rientrano tutte le spese che i dipendenti intraprendono come viaggi, trasferte, pranzi di lavoro e quant’altro. Soldi che i lavoratori anticipano di tasca propria ma che si vedranno rimborsati una volta consegnati tutti gli scontrini e tutte le fatture alla propria azienda. Il documento dove vengono redatti e contenuti tali costi è denominato nota spese.

Non vi è un format specifico, ogni azienda può elaborare la nota spese come meglio crede. Certo è che esistono delle applicazioni che velocizzano il processo di rendicontazione ed altre che invece lo rallentano rendendolo più macchinoso.

Cosa contiene la nota spese

La classica nota spese, aldilà del modello che si andrà ad utilizzare, deve contenere alcuni indispensabili alcuni elementi identificativi: i dati dell’azienda, i dati del lavoratore in questione, il tipo di spesa e il costo della spesa. Ovviamente ognuna di queste spese deve essere effettivamente riscontrabile attraverso la consegna di uno scontrino o di una fattura.

Ogni azienda ha le sue regole come, ad esempio, un tetto massimo per ogni tipologia di spesa. Il dipendente dovrà fare quindi attenzione a non superare il budget previsto affinché rientri nei parametri previsti e possa essere rimborsato in toto.

Quindi, al dipendente spetta di consegnare tutta la documentazione necessaria per il rimborso spese, mentre all’azienda di verificare che tali spese rientrino nella policy aziendale. In aggiunta, il responsabile del reparto contabilità dovrà archiviare la pratica così da poterla avere sempre a disposizione ed inserirla nei bilanci di fine anno per fare una stima totale delle spese sostenute dai dipendenti.

Le norme sulle note spese

Nella compilazione della nota spese è necessario far riferimento ad alcuni principi e norme. Il primo riguarda l’interpello 388/2019 dell’Agenzia delle Entrate secondo il quale i documenti analogici devono essere immodificabili, integri, autentici e leggibili e per i quali non è necessario fornire i documenti originali. Ulteriori specifiche a riguardo sono individuabili nell’articolo 23-BIS.

Nell’articolo 69 del TIUR invece vengono trattati gli aspetti fiscali. Nello specifico, l’articolo evidenzia come i rimborsi forfettari di spesa e le spese dei viaggi di lavoro (comprese di vitto, alloggio, trasporto), non fanno parte della formazione del reddito se inferiori a 10.000 euro.

Come compilare la nota spese

Entriamo nel merito della questione. Come anticipato, non vi è un modello ed una metodologia universale per la compilazione della nota spese. Certo è che al crescere del numero dei dipendenti la questione si complica e diventa necessario strutturare un buon processo di rendicontazione onde evitare di commettere errori e perdere diverse molte di lavoro.

Manualmente

Finché la nota spese è compilata da un’azienda di piccole dimensioni e con pochi dipendenti, si può pensare di affidarsi alla cara e vecchia carta o ad un foglio Excel. Per quanto il lavoro manuale possa impiegare inevitabilmente diverse ore, è un’opzione valida e fattibile. Anche nel caso di scontrini sbiaditi o smarriti e documentazioni non chiare, contattare i pochi dipendenti per chiedere chiarimenti e delucidazione non è un grande problema.

Software nota spese

Indicato per chi non vuole perdere troppo tempo e per le medie e grandi aziende. In questo caso la gestione delle spese viene completamente automatizzata da uno specifico software. Il rischio di commettere errori è pari allo zero e, cosa più importante, le tempistiche per la redazione della nota spese vengono ridotte drasticamente. Le spese possono inoltre essere gestite istantaneamente, approvando o rifiutandole in pochi istanti. La conservazione dei dati e dei documenti è massimizzata non dovendo più combattere con milioni di fogli di carta e scontrini poco leggibili a distanza di tempo. Ma i vantaggi non sono tutti dell’azienda. Ogni dipendente potrà tener conto delle proprie spese accedendo al software. Ogni spesa potrà poi essere registrata semplicemente scattando una foto agli scontrini e allegando le fatture, senza dover più compilare costantemente report.

La digitalizzazione permette dunque di velocizzare e rendere impeccabile un aspetto finanziario importante tanto per l’azienda quando per i dipendenti che dovranno ricevere il rimborso. La soluzione per far quadrare i conti.