Compito della Capitaneria di Porto è stato innanzitutto la pianificazione e la gestione tecnico-operativa di tutte le attività connesse con l'arrivo della regata, l'atterraggio in porto e l'ormeggio delle Tall Ships, illustrata agli equipaggi dei velieri da un Ufficiale della Guardia Costiera che si è recato a Tolone prima della partenza dell'ultima tappa della regata.
La Sala Operativa della Capitaneria di Porto ha quindi monitorato in tempo reale l'andamento della regata sino all'arrivo alla Spezia, coordinando i servizi tecnico-nautici del porto (piloti, rimorchiatori, ormeggiatori e battellieri), i team di assistenza in banchina dell'Organizzazione dell'evento e della stessa Capitaneria di Porto, oltre alle squadre ausiliarie di ormeggio della Marina Militare. Anche l'assistenza logistica agli equipaggi ha visto la regia di un Ufficiale della Capitaneria di Porto, che ha coordinato i circa 30 "Ufficiali e Sottufficiali di collegamento" – appartenenti ai diversi Comandi della Marina Militare della Spezia – con funzione di "facilitatori" per la prima accoglienza e l'interfaccia nave-porto delle unità delle Marine estere.
Le attività legate all'ingresso e ormeggio si sono prolungate pressoché ininterrottamente per tre giorni (sin dalla sera del 1° ottobre), consentendo così l'immediata accoglienza in porto dei velieri – man mano che giungevano alla Spezia – e rendendo possibile anticipare l'apertura del molo Italia ai visitatori.
A differenza di Tolone – dove i velieri erano sparpagliati in diverse e tra loro distanti aree portuali, alcune delle quali non facilmente raggiungibili dai visitatori – la straordinaria location spezzina delle Tall Ships ha consentito un agevole e piacevole tour ai visitatori, regalando un impareggiabile colpo d'occhio. D'altra parte, riunire così tanti velieri – peraltro con particolari caratteristiche nautiche e architettoniche – nei limitati spazi offerti dal Molo Italia ha presupposto un'impegnativa pianificazione degli ormeggi e una non facile attività tecnico-operativa, efficacemente realizzate grazie alla professionalità dei servizi portuali e all'attenta regia della Capitaneria di Porto.
Analogamente impegnativa è stata la fase finale della manifestazione, che ha richiesto un notevole sforzo di coordinamento della Capitaneria per consentire il disormeggio degli oltre 30 velieri in meno di due ore, il loro raggruppamento e il defilamento sin dalla rada interna del porto, riuscendo così, anche in questo caso, ad offrire un'immagine di rara spettacolarità alle centinaia di persone accorse sul molo Italia.
Accanto all'impegnativa "accoglienza" delle Tall Ships, la Capitaneria di Porto ha inoltre svolto un ruolo fondamentale nella pianificazione e coordinamento del dispositivo navale di sicurezza interforze messo in piedi per fronteggiare le possibili emergenze legate allo straordinario afflusso di visitatori che si sono concentrati sul molo Italia e la passeggiata Morin.
In ciascuno dei quattro giorni in cui si è articolato l'evento, la Sala Operativa della Capitaneria di Porto ha coordinato oltre venti unità navali – di Guardia Costiera, Polizia di Stato, Guardia di Finanza, Vigili del Fuoco, Marina Militare, Servizio 118 e Protezione Civile – che hanno presidiato gli specchi acquei portuali, garantendo la sicurezza in mare e la possibilità di evacuazione di persone bisognose di cure da diversi punti del molo Italia e della passeggiata Morin. Presso la Capitaneria è stato a tal fine allestito dal Servizio 118 un posto medico avanzato. E' stato inoltre organizzato un servizio di polizia portuale a presidio delle zone interessate dall'evento.
Su disposizione della Prefettura, la Capitaneria di Porto ha inoltre allestito una Centrale Operativa interforze in cui sono stati accentrati tutte le Autorità ed Enti a vario titolo coinvolti nel dispositivo di sicurezza e ordine pubblico: Prefettura, Questura, Carabinieri, Polizia Municipale, Comune della Spezia, Vigili del Fuoco, Servizio 118, Protezione Civile.
